Organiza las tareas y mantén a tu equipo por el buen camino con Kanban

La metodología Kanban permite a los equipos de trabajo visualizar las fases del proyecto y realizar un seguimiento del progreso de cada una de las tareas de un solo vistazo. De esta manera, a los equipos les resulta mucho más sencillo mantener su impulso y seguir trabajando hacia un objetivo común.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una de las llamadas metodología ágiles (Lean, Scrum…), aquellas que buscan gestionar de manera generalizada cómo se van completando las tareas. Kanban es una palabra japonesa que se compone de dos partes: Kan, que significa visual, y Ban, que hace referencia a tarjeta, así pues, se trata de una metodología que utiliza tarjetas para gestionar, de manera visual, la realización de determinados procesos y tareas.

La metodología Kanban puede aplicarse a una gran cantidad de ámbitos y su objetivo es mejorar el flujo de trabajo de un equipo, aumentando al mismo tiempo la productividad y la calidad del producto final. Kanban se engloba dentro de las denominadas metodologías Lean Agile y, como tal, otorga una gran flexibilidad a los procesos de trabajo.

A diferencia de otros métodos similares, Kanban puede integrarse en los procesos de trabajo sin hacer grandes modificaciones, por lo que la adaptación al sistema resulta muy sencilla.

¿En qué consiste Kanban?

En total, se distinguen seis prácticas diferentes en el método Kanban:

Visualización

El elemento central del método es el tablero Kanban mediante el cual se visualiza el flujo de trabajo. Las distintas tareas se especifican en tarjetas de colores y se colocan en el tablero de forma ordenada y clara, de esta forma el trabajo es visible para todos los miembros del equipo. Existe la posibilidad de trabajar mediante Kanban con un tablero físico o un tablero digital a través de alguna aplicación de gestión de proyectos.

El tablero se divide en varias columnas (tres, como mínimo). A la izquierda, se encuentra la lista de tareas pendientes (backlog), en la que, tal y como su nombre indica, se especifican todas las tareas que se deben llevar a cabo. A continuación, en la siguiente columna, se dispondrán todas las tareas en curso, por lo que esta columna recibe el nombre de Work in Progress (WiP) o, simplemente, «En curso». Si la tarea cuenta con varias fases, esta parte puede dividirse a su vez en varias columnas. Las tarjetas se irán moviendo de izquierda a derecha hasta llegar a la columna final de tareas concluidas.

Limitación

Para cada una de las columnas de las tareas en curso que constituyen las fases del proceso se debe determinar el número máximo de tarjetas que pueden estar en curso para una misma fase. Las tareas se realizan de forma consecutiva y en base al siguiente lema: «Stop starting – start finishing». En lugar de comenzar nuevas tareas y realizarlas todas de una manera más o menos simultánea, deberá llevarse a término cada una de las fases que las constituyen antes de empezar la siguiente.

Por otro lado, en lugar de «empujar» de una fase hacia la siguiente, en Kanban se aplica la metodología pull; es decir, la tarea se «arrastra» a la siguiente fase, únicamente cuando el equipo ha liberado un hueco y con lo cual, cuenta con capacidad en su columna y sus miembros pueden asumir una nueva tarea de la columna de la izquierda. Esto hace que el flujo de trabajo sea más eficiente.

Gestión

Durante el proceso de trabajo, pueden surgir bloqueos y saturaciones. En ese caso, el equipo centrará su atención en solventar estos problemas. Además, la observación del flujo de trabajo puede ayudar a distribuir correctamente la capacidad de los equipos a largo plazo.

La limitación de tareas permite dividir de forma más eficiente la capacidad del equipo. Cuando una tarea se compone de distintas fases, puede aparecer un cuello de botella con facilidad, de manera que, si la primera estación trabaja con rapidez y en la segunda estación surge un problema, los miembros de la primera estación deberán emplear su capacidad disponible para ayudar a los miembros de la segunda estación a solucionar el problema.

Regulación

Las reglas sirven para diseñar los flujos de trabajo de forma más clara y transparente. Entre estas reglas, se cuentan la determinación de límites, pero también la definición de cuándo se debe marcar una tarea como concluida y puede pasar a la siguiente estación. Del mismo modo, las reglas deben ser una parte visible y modificable del tablero Kanban, debe tenerse en cuenta que estas reglas no son fijas, puesto que una característica de los procesos ágiles es la necesidad de ponerlos en tela de juicio y adaptarlos a menudo.

Además, en el día a día, existen tareas más importantes que otras. Con el fin de dejar constancia de esa priorización en el tablero Kanban, se pueden utilizar los denominados carriles (swimmlanes). Estos carriles son filas horizontales que subdividen la columna donde se colocan las tareas «en curso». El equipo podrá situar en la parte superior todo el trabajo que debe realizarse con más urgencia y, abajo, aquellas tareas que no son tan prioritarias. De este modo, todos los miembros del grupo tienen una visión general de las tareas urgentes.

Feedback

El intercambio de información es parte ineludible de los flujos de trabajo porque solo así se podrá mejorar.

Con el fin de mejorar el flujo de trabajo a largo plazo, es muy importante cultivar la comunicación y el intercambio de información. Para ello, se planean reuniones con regularidad, las denominadas «cadencias». Al contrario que Scrum, Kanban no establece normas fijas para celebrar esas reuniones. Sin embargo, algunas propuestas serían realizar una reunión diaria (similar a Daily Scrum) o realizar revisiones sobre temas específicos.

Kaizen – Mejora continua

El trabajo en equipo con Kanban debe mejorarse continuamente, como los fundamentos del Lean. El intercambio de información entre compañeros de trabajo es una parte esencial del método Kanban, puesto que se trata de mejorar continuamente el flujo de trabajo. Partiendo de la situación real, el equipo deberá introducir mejoras poco a poco en lugar de llevar a cabo un gran cambio de organización. El método de gestión Lean que implantamos desde Progressa Lean garantiza la mejora continua en las organizaciones.

Ámbitos de aplicación práctica de Kanban

Kanban puede aplicarse a equipos con cualquier estructura. Existen empresas que incluso ya trabajan con versiones «ligeras» de Kanban sin ser conscientes de ello. Al fin y al cabo, los métodos pull resultan por sí mismos una técnica muy útil, si bien la visualización de tareas en el tablero, la transparencia de los procesos y la limitación del multitasking también ofrecen ventajas en todos los ámbitos.

El método Kanban no es popular solamente por las notables ventajas que aporta a los equipos de trabajo, sino también porque su aplicación es muy sencilla. Las barreras que hay que superar al principio no suponen ningún problema, puesto que el equipo o la empresa deberán realizar únicamente unos pocos cambios para implementar la metodología. En primer lugar, se necesita un tablero Kanban, que se irá adaptando paso a paso, y la decisión de aplicar el método pull. El equipo deberá determinar todas las particularidades poco a poco: ¿Qué reglas elegimos? ¿Qué límite de tareas establecemos? ¿De qué modo dividimos nuestro tablero Kanban?

Además, Kanban es por lo general un sistema muy versátil con pocas reglas, ya que no cuenta con una planificación horaria ni con roles específicos, como sí ocurre en Scrum. De este modo, Kanban puede aplicarse casi en cualquier situación, para equipos grandes o pequeños, e incluso para individuos, que podrán organizar su flujo de trabajo personal de forma más eficiente.

• Equipos pequeños: los grupos de trabajo poco numerosos se suelen organizar a menudo conforme a metodologías ágiles. En estos casos, Kanban puede aplicarse con el fin de conferir mayor estructura a sus procesos de trabajo y de aumentar así su efectividad.
• Grandes empresas: a las grandes empresas con larga experiencia les resulta mucho más difícil introducir nuevos procedimientos. Precisamente por este motivo, Kanban resulta adecuado para empezar. Este método fácil y versátil puede implementarse poco a poco.
• Individuos: ya sea como trabajador autónomo o pequeño empresario, Kanban también ayuda a las personas en la organización de sus tareas.

Kanban puede implementarse sin problemas junto con otros métodos gracias a su versatilidad. La combinación de Kanban y Scrum es muy popular, aunque este último sea un sistema más bien restrictivo ya que su marco establece directrices detalladas para los equipos. Como las reglas de Kanban pueden elegirse de forma libre, puede integrarse fácilmente en los procesos de Scrum.

Estos dos métodos cuentan, sin embargo, con algunas diferencias. Por ejemplo, mientras que en Scrum el equipo ocupa el primer plano, Kanban centra su atención en la realización de las tareas. En otros aspectos, los dos sistemas se complementan. Así, la gran frecuencia con la que Scrum determina reuniones fijas no existe en Kanban, pero combinan de forma excepcional con la filosofía de «intercambio de información» que caracteriza el método.

Ventajas e inconvenientes de Kanban

Estos son los principales beneficios del uso del método Kanban:

• Medición del rendimiento. Con el método Kanban podemos medir el rendimiento de los trabajadores o equipos, así como detectar cualquier problema que se genere durante el transcurso de la tarea.
• Organización del flujo de trabajo. El flujo de trabajo queda claro en cada fase del proyecto gracias a la organización de las tareas por estados y de la duración estimada que se indica para cada una de ellas. Por ello, es posible prever una cantidad de trabajo adecuada y asequible para el cumplimiento de las metas.
• Cumplir los tiempos de entrega. Ligado al segundo punto, gracias a la organización del flujo de trabajo podremos medir y cumplir con los tiempos de entrega demandados por el cliente.
• Distribución de tareas. Poder ver las tareas que se han hecho, las que se están haciendo y las que quedan por hacer ayuda a una correcta distribución: todo el equipo puede ver cómo va el transcurso del trabajo y saber cuál es el siguiente paso.
• Mejorar la calidad del producto. Con buena organización y con un buen control de los tiempos, se podrán detectar posibles problemas y, por consecuencia, encontrar la solución.
• Evitar la acumulación de trabajo. Al previsualizar todas las tareas previstas y el tiempo estimado para su cumplimiento, el equipo podrá organizarse y asignar cada trabajo sin sobrecargar.

Por otro lado, en cuanto a los contras encontramos:

• Es limitado. Al limitar el número de tareas, cuando se trata de trabajos inmensos no es posible aplicar esta metodología ya que muchos de los trabajadores quedarían desocupados.
• Kanban no es óptimo para todo tipo de proyectos. Kanban asume sistemas de producción repetitivos, es por eso por lo que las variaciones o los eventos inesperados pueden afectar negativamente al resultado final.
• No permite anticiparse a grandes aumentos de la demanda. Con Kanban resulta difícil manejar cambios de gestión provocados por la acumulación de nuevas tareas, lo que podría provocar un desbordamiento de trabajo.

En resumen, el método Kanban es especialmente indicado para aquellas organizaciones que requieran de flexibilidad especialmente en la entrada de tareas, así como en el seguimiento de estas, la priorización, la supervisión del equipo de trabajo y los informes de dedicación.

Principalmente, los beneficios que obtienen las empresas es que se mejora la capacidad del equipo de trabajo para responder a los cambiantes requisitos de los clientes y se hace frente a los problemas que puedan surgir de manera más eficiente y eficaz. También favorece la toma de decisiones con mayor rapidez y de manera más acertada, incrementando la productividad directa del proyecto y el resultado final del mismo.

Las empresas y organizaciones que apuestan por trabajar bajo metodologías ágiles consiguen gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz, reduciendo los costes e incrementando su productividad y, por tanto, la satisfacción del cliente.

Son muchas las empresas que necesitan conocer qué son las metodologías ágiles, para qué sirven y lo más importante, saber si pueden aplicarlas o no en sus equipos de trabajo. Para ello, en Progressa Lean somos expertos en la implantación de metodologías Lean Agile y contamos con grandes expertos que te ayudarán a ponerlo en marcha en tu empresa y obtener éxito garantizado. Es clave en las organizaciones saben incluir una metodología ágil como e Kanban dentro de un marco o modelo de gestión global Lean más integral que  abarque a toda la organización.