Lean PPS o cómo solucionar problemas eficazmente

Actualmente, la capacidad de resolver problemas de manera rápida y efectiva es fundamental para mantener la competitividad y el crecimiento en las empresas. En este contexto, la metodología Lean PPS (Practical Problem Solving) emerge como un poderoso aliado para abordar los desafíos operativos y solucionar problemas, mejorando los procesos dentro de una organización.

¿Qué es Lean PPS y de qué herramientas se integra?

El PPS se lleva a cabo con un enfoque estructurado que se centra en identificar, analizar y resolver problemas de forma práctica y sistemática. A través de una serie de técnicas y herramientas probadas, capacita a los equipos para enfrentar los obstáculos de manera colaborativa y efectiva.

Entre las herramientas más destacadas en el arsenal de Lean PPS se encuentran:

  • Los 5 Por Qué: esta técnica tiene como objetivo determinar la causa raíz de un defecto o problema. Al preguntar «por qué» repetidamente, los equipos pueden “destapar” las capas subyacentes del problema y encontrar soluciones efectivas. No obstante, hay que tener en cuenta que, si no se obtiene una respuesta correcta de manera rápida, es posible que se deban aplicar técnicas de resolución de problemas más complejas.
  • Diagrama de Ishikawa: nombrado en honor a su creador, Kaoru Ishikawa, este diagrama es una herramienta para el análisis de los problemas que básicamente representa la relación entre un efecto (problema) y todas las posibles causas que lo ocasionan. Al categorizar las causas en tipologías, los equipos pueden comprender mejor la complejidad del problema y tomar medidas específicas para abordarlo.
  • Mapeo del Flujo de Valor (VSM): es una herramienta que visualiza el flujo de materiales e información a lo largo de un proceso. Al identificar cuellos de botella, desperdicios y tiempos de espera, los equipos pueden diseñar flujos de trabajo más eficientes y eliminar actividades que no agregan valor. En la práctica, el mapeo de procesos se ha convertido en una actividad esencial ante la formulación de planes de mejora, de tal manera que forma parte del diagnóstico del proceso (VSM actual) y de la proposición de estrategias de mejora (VSM futuro).
  • A3 Report: a diferencia de las anteriores, se trata de una herramienta de comunicación visual que resume el proceso de resolución de problemas en una sola página. Al condensar la información clave, como la descripción del problema, el análisis de causas, las acciones tomadas y los resultados esperados, esta herramienta facilita la comprensión y el seguimiento del progreso del equipo.

El Poder del Diagrama de Ishikawa

Si bien cada una de las herramientas y técnicas vistas anteriormente aporta su propia contribución única al proceso de resolución de problemas, hoy nos centraremos en el Diagrama de Ishikawa por su amplia aplicabilidad y efectividad demostrada. También conocido como Diagrama de “Espina de Pescado” debido a su apariencia visual, ayuda a los equipos a comprender las múltiples dimensiones de un problema.

La idea principal detrás de este enfoque es analizar todas las áreas relevantes que podrían contribuir al problema en cuestión, dividiéndolas en categorías claves. Estas categorías, comúnmente referidas como las «6 M» (Mano de obra, Método, Máquina, Material, Medio ambiente y Medición), permiten un análisis exhaustivo y estructurado. Al categorizar las posibles causas en factores como personas, procesos, máquinas, materiales y entorno, este enfoque no solo identifica las causas inmediatas, sino que también revela conexiones y relaciones entre diferentes variables.

Esta herramienta aporta un enfoque integral a la resolución de problemas y permite a los equipos profundizar en las raíces del problema y desarrollar soluciones que aborden las causas subyacentes.

Otra de sus fortalezas es su capacidad para fomentar la colaboración interdepartamental y el pensamiento crítico. Al involucrar a personas de diferentes áreas y niveles jerárquicos en el proceso de análisis, se aprovecha una amplia gama de experiencias y perspectivas. Esto no solo enriquece la discusión, sino que también aumenta la probabilidad de identificar causas “ocultas” que de otro modo podrían pasarse por alto.

¿Qué motivos te harán considerar aplicar un PPS en tu organización?

Implementar la un PPS o Practical Problem Solving en una organización conlleva una serie de beneficios fundamentales que impactan positivamente en su funcionamiento y su capacidad para crecer de manera sostenible.

En primer lugar, crea un entorno propicio para la mejora continua. Esta metodología no solo aborda problemas de manera puntual, sino que también fomenta una cultura en la que la resolución de problemas se convierte en un hábito arraigado en todos los niveles de la organización. Así, se establece un ciclo constante de análisis, acción y mejora que impulsa la evolución continua de la empresa.

Además, conduce a una mayor eficiencia operativa. Al identificar y eliminar desperdicios, cuellos de botella y actividades redundantes o no esenciales, se optimizan los procesos internos. Ya no nos centramos solo en reducir tiempo y recursos, sino que aumentamos la capacidad de la organización para cumplir con sus objetivos de manera más eficaz.

Otro aspecto destacado es el compromiso del equipo. Involucrar activamente a los empleados en la identificación y resolución de problemas, promueve un sentido de pertenencia y responsabilidad compartida dentro de la organización.

Por último, pero no menos importante, se centra en abordar las causas subyacentes de los problemas, en lugar de simplemente tratar los síntomas. Esto significa que las soluciones desarrolladas son más duraderas y efectivas a largo plazo. Al resolver los problemas desde su raíz, la organización puede esperar resultados sostenibles que contribuyan a su crecimiento y éxito continuo en el tiempo.

El PPS en la práctica

Desde Progressa Lean, contamos con amplia experiencia en la aplicación de esta Metodología, algo que ha permitido a nuestros clientes abordar los desafíos inmediatos de manera eficiente, además de sentar una base sólida para el crecimiento continuo y la adaptabilidad en un entorno empresarial en constante cambio. Los resultados obtenidos son cambios estructurales reales que perduran en el tiempo, proporcionando un valor duradero y tangible.