La apuesta más «Agile»

Actualmente el cambio es lo único constante y este hecho supone todo un reto para las organizaciones. Apuesta por las Metodologías Ágiles para adaptarte al entorno actual.

El mundo se ha transformado radical y disruptivamente de un tiempo a esta parte. Nada o prácticamente nada queda de los entornos estables, predecibles y de crecimiento sostenido. Este cambio de paradigma, y la irrupción de la cultura Agile, hace imprescindible preparar a las organizaciones para dicha revolución, y contar con las herramientas necesarias para liderar equipos de alto rendimiento con el fin de entregar valor de manera iterativa e incremental a nuestros clientes.

El objetivo de Agile es desarrollar servicios y productos de alta calidad a una velocidad extrema, enfocándonos a responder las necesidades y prioridades de los clientes de manera más precisa y efectiva. Las Metodologías Ágiles, permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno VUCA (Volatilidad, Incertidumbre (Uncertainty), Complejidad y Ambigüedad) actual.

¿Cómo sobrevivir a un entorno VUCA?

• Abordar la volatilidad con una visión de futuro, amplia y apoyada en los propósitos y valores más que en los beneficios a corto plazo.
• Afrontar la incertidumbre con conocimiento, formación, actualización constante y habilidades que nos preparen para “gestionarnos” ante lo desconocido.
• Aceptar la complejidad multicausal, con espíritu crítico e indagatorio, aptitud para resolver problemas complejos, rompiendo silos y buscando la sencillez en la ejecución.
• Reducir la ambigüedad con agilidad y una rápida capacidad de reacción/adaptación a los cambios.

Una elección decisiva

Cuando se trata de gestionar proyectos, se debe elegir una metodología de trabajo. Pero, cuál elegimos ¿predictiva o ágil?

Con la transformación digital y la rapidez con la que se deben asumir los cambios, se hace necesaria la implantación de nuevas metodologías que ayuden a adaptarnos a ellos.

La aparición de las Metodologías Ágiles es una reacción a la falta de respuesta a los problemas históricos del desarrollo de proyectos. La incertidumbre es uno de los grandes desafíos en el Project Management y tradicionalmente se ha tratado de combatir con más control sobre el proceso planificando pormenorizadamente, estimando y diseñando cada paso. Lamentablemente los proyectos siguen terminando fuera de plazos y coste y sin mejoras apreciables en la calidad.

Ser capaces de trabajar con un entorno cambiante e incierto es precisamente la mejor forma de adaptarse a las formidables revoluciones tecnológicas vividas en los últimos años definidas por la velocidad y los cambios constantes y radicales.

El empleo de las Metodologías Ágiles facilita la optimización de los procesos, reduciendo tiempos, mejorando resultados y creando valor, para lograr la diferenciación entre los competidores.

Scrum, Kanban y LEAN

Dentro de las Metodologías Ágiles existe un amplio abanico de herramientas, marcos de trabajo, y métodos que en función de la naturaleza del reto y la propia naturaleza de la organización se hacen unas más apropiadas que otras. Las herramientas más utilizadas son: SCRUM, KANBAN Y LEAN

• Lean se focaliza en la potenciación del valor añadido y la eliminación del desperdicio de forma constante y sostenible mediante la aplicación de un Modelo de Gestión Lean basado en los fundamentos de la mejora continua, con el fin de aumentar la competitividad de las empresas a través de una mejora de los costes operativos (productividad, costes de no calidad, merma…), de la flexibilidad y del Servicio al Cliente.

• Scrum ha sido diseñado para desarrollo de proyectos complejos, se basa en un conjunto de roles, eventos y artefactos para la ejecución de prácticas concretas para realizar un desarrollo evolutivo incremental en unidades de tiempo prefijado (sprints).

• La metodología Kanban permite a los equipos de trabajo visualizar las fases del proyecto y realizar un seguimiento del progreso de cada una de las tareas de un solo vistazo.  Puede aplicarse a una gran cantidad de ámbitos y su objetivo es mejorar el flujo de trabajo de un equipo, aumentando al mismo tiempo la productividad y la calidad del producto final.

¿Cuáles son los principios de las Metodologías Ágiles?

1. FOCO EN LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES

El cliente como eje central de la estrategia empresarial es el gran principio de las Metodologías Ágiles, y para conseguir que realmente sea protagonista, hay que incluirlo en todas las etapas del desarrollo de los productos o servicios.

¿Qué nos implica? escucharle, preguntar sus necesidades, idear juntamente con dicho cliente… no sólo en las fases iniciales, también enseñándole los prototipos y desarrollos que se van finalizando. Todo para tener un feedback constante para adaptar el producto a sus necesidades y asegurar el éxito con la entrega.

2. ADAPTACIÓN AL CAMBIO Y PRIORIZACIÓN CONTINUA

Uno de los principios de las Metodologías Ágiles es la adaptación frente a la incertidumbre, que es un elemento con el que tenemos que convivir irremediablemente.

Hay que ver dicha incertidumbre como una oportunidad que permitirá a las compañías que mejor la gestionen y manejen tener una ventaja competitiva frente a los demás.

3. FOCO EN LA ENTREGA DE VALOR

El cliente lo que espera y por lo que está dispuesto a pagar es por productos o servicios que le aporten valor. Agile incluye dentro de sus principios y valores la entrega continua y constante de valor.

4. APRENDIZAJE CONTINUO

El cuarto y último de los principios es la Mejora Continua, la búsqueda constante de la excelencia. Para lograrlo, hay que basarse en el aprendizaje continuo, no hay aprendizaje si en el ADN no hay tolerancia al error.

La Metodología Agile proporciona rapidez y flexibilidad en el desarrollo de los proyectos. En vez de concebirlos como un todo, son troceados en partes más pequeñas, tareas que desempeñarán diferentes equipos multidisciplinares con un alto grado de motivación y autonomía. Posteriormente, estos equipos se encargarán del ensamblaje de todas estas tareas para poder lograr la consecución del proyecto final.

Esta metodología proporciona velocidad y flexibilidad al desarrollo de proyectos, pudiendo realizar entregas parciales al cliente para que este pueda monitorizar su evolución. De esta forma, se aleja de otras metodologías como la waterfall, mucho más rígida y que no deja lugar a imprevistos.

Pendiente, en proceso y terminado

La división de los proyectos por tareas se somete a tres estados: pendiente, en proceso o terminado. El tiempo de ejecución de las tareas debería realizarse en pocas horas o no más de unos días, puesto que son tareas muy simples y concretas, y se resuelven de una en una. Las tareas más próximas que realizar estarán más definidas que las tareas que se plantean para el futuro.

Gracias a la división del trabajo de esta manera conseguimos que los imprevistos afecten sólo a una parte del conjunto y no al proyecto entero, pudiendo rectificar los cambios con gran velocidad y en el menor tiempo posible. Con la colaboración entre los distintos departamentos lograremos ganar en fluidez y dinamismo, puesto que las aportaciones de todos enriquecen el resultado final.

A la hora de implementar una Metodología Agile deberemos profundizar en nuestras habilidades directivas y potenciar un cambio de cultura empresarial. El líder deberá saber dialogar y motivar a los diversos equipos para que puedan colaborar unidos en la consecución de las tareas. Estos equipos deben comprometerse con el modelo para poder lograr el éxito del proyecto.

Las reuniones o encuentros diarios serán necesarios para que los miembros del equipo se informen entre sí del estado y la evolución de sus tareas. El líder del proyecto podrá adquirir una visión general y derivar recursos a las partes que lo necesiten para poder completar sus tareas. Estar reuniones también fomentan el trabajo en equipo y favorecen la motivación y la implicación de los trabajadores en el grupo.

El apoyo visual es fundamental para poder observar de forma rápida el estado de las tareas, además, el uso de diversas herramientas digitales favorecerá al equipo la monitorización de la evolución de las tareas.

Las metodologías Ágiles se adaptan a la perfección a los retos que plantea el entorno VUCA, haciendo que el flujo de trabajo sea más flexible y se adapte más rápidamente a los cambios que puedan surgir en el entorno para que, de esta forma, no afecten a la productividad de la compañía.

Implicaciones y beneficios de una organización Ágil

• De una organización orientada al proceso a una organización centrada en el cliente.
• De la excelencia en la planificación a gestionar vía iteraciones según el feedback del cliente, adaptando el plan y las prioridades según las nuevas necesidades del entorno.
• De una estructura organizativa basada en las áreas funcionales a potenciar los equipos multifuncionales.
• De una gestión top-down a una unos equipos autogestionados, con libertad para actuar, tomando decisiones rápidas, con una comunicación abierta y en tiempo real con el cliente.
• De un estilo de dirección basado en el control a otro centrado en el empoderamiento.
• De información acotada a transparencia.

Cabe destacar, que lo esencial del agilismo no son los métodos e instrumentos, los resultados dependen de la gente (de los equipos).En un proyecto ágil, se debe tener clara la necesidad y lo que se quiere mejorar, y con ello en mente, identificar las herramientas más adecuadas para cumplir el propósito, sabiendo que al tomar acciones ágiles puede que se avance en la solución del problema, o puede que no funcione, lo que lleva al equipo a planear un nuevo experimento, ponerlo en práctica y entrar de nuevo en el ciclo de evaluación y con ello, mejora continua.

El agilismo se aprende aplicándolo, aprendiendo y evaluando los resultados, y adaptando las estrategias para mejorar de forma continua y la mejora manera es de la mano de Progressa Lean. Somos expertos en la implantación de Metodologías Lean-Agile, ayudamos a definir los roles del equipo y hacer que estas metodologías encajen dentro del modelo de gestión de cada organización.